¿Cómo convertir las finanzas en un aliado perfecto para tu emprendimiento?

Escrito por: Ana María Bendek, Líder de Innovación Abierta, Administrativa y Legal de DeltaX

Es momento de decirte que aunque estés iniciando tu negocio, las finanzas son y serán siempre un gran aliado. Uno de los errores más frecuentes en los negocios es pensar que no es necesario llevar las finanzas de tu empresa desde el inicio, o que incluso trabajarás en ellas cuando ésta sea más grande. ¿Qué conocimientos financieros necesitas para administrar y hacer crecer tu negocio? ¿Cómo implementarlas?

La gran mayoría de pequeñas y medianas empresas suelen enfocar sus recursos y actividades hacia la operación del negocio, dejando olvidadas las finanzas o solo limitándose a llevar los estados financieros para temas de impuestos. Es muy común escuchar entre los emprendedores que las actividades financieras están dirigidas hacia grandes empresas, o son solo necesarias cuando el negocio se encuentra en una fase de maduración, sin embargo, pensar de esta manera puede ser un gran error.

Todo emprendedor debe tener presente desde el inicio, que la administración del dinero antes y durante el proyecto, los esquemas de monetización, la generación de caja, la optimización tributaria, entre otros, son aspectos financieros cruciales para determinar, e incluso asegurar la sostenibilidad de cualquier negocio. Las finanzas se convierten en una herramienta crucial, poderosa y de gran valor para monitorear y hacer seguimiento a la salud de nuestro emprendimiento y fijar las metas en su crecimiento.

Herramientas financieras claves para emprendedores

Todo negocio, por diferente que sea la industria a la que pertenece, es un juego de números. Este juego consta de diferentes operaciones matemáticas básicas, como sumas, restas, o multiplicaciones, entre otras, que pueden traducirse en: Ingresos – Egresos; Precio de Venta – Costo de Ventas; Unidades x el Precio de Venta. Si como emprendedores no entendemos estos números ni las reglas de juego, es muy probable que no alcancemos el éxito. A continuación te presentamos algunas de las principales reglas o conceptos financieros que debes tener en cuenta:

1. Potencial de mercado:

Lo primero que debemos calcular, incluso antes de empezar a vender, es el potencial de mercado, es decir, cuánto es la máxima demanda potencial que podrías capturar con tu negocio. Este valor es muy importante porque con base a él se pueden fijar las metas de venta para cada año, y además permite definir la viabilidad y escalabilidad de tu negocio.

Para aclarar mejor este tema, imagina que tienes un emprendimiento de producción y venta de aceite de coco para restaurantes. El potencial de mercado estará definido en unidades de aceite de coco a vender, el cual se calcula multiplicando la cantidad de restaurantes, por el número promedio de unidades por compra, por las veces que te podrían comprar mensualmente. Por ejemplo:

100 restaurantes x 10 unidades de aceite de coco x 4 veces ( 1 por semana) = 4.000 unidades por mes

Al conocer que el potencial de mercado es 4.000 unidades al mes, podrás definir tus metas de ventas mensuales, trimestrales o anuales. Por ejemplo, el primer mes proyectas vender el 5% de ese potencial de mercado, es decir, 200 unidades de aceite de coco.

2. Precio:

Este es el valor al cual puedes vender tu producto o servicio y representa la forma como el mercado te retribuye por los beneficios que percibe de tu propuesta de valor. Al momento de definir el precio, hay que tener muy presente la propuesta de valor que le ofreces a tus clientes, y la percepción y reconocimiento que el cliente le da a ella; si tienes una propuesta de valor superior a tus competidores, el precio de tus productos puede ser más alto que el del mercado.

Por ejemplo, si en la oferta de aceite de coco el precio más bajo es $1 usd por unidad, pero el producto que estoy ofreciendo es orgánico y tiene un empaque ecológico y mis clientes perciben un mayor beneficio y están dispuestos a pagar más, se podría definir el precio de venta en $10 usd.

Hay que tener cuidado que el precio que se establezca debe ser un valor competitivo acorde a tu propuesta de valor, es decir, que no te permita participar en el mercado, pero tampoco aquel que precio que no cubra tus costos y gastos . Este precio que fijes debe ser constantemente revisado, dado que las variables que se tienen en cuenta para establecerlo cambian todo el tiempo.

3. Ingresos:

Los ingresos son lo que mantienen vivo a tu emprendimiento, y cada estrategia que se realice es buscando hacerlos crecer . Estos resultan de la multiplicación de las unidades vendidas por el precio de venta de cada unidad, y las estrategias de crecimiento de los ingresos se pueden llevar a cabo a través del incremento del número de unidades vendidas (metas de captura del mercado) y/o del incremento del precio. Sin embargo, este último no siempre es una posibilidad. 

Siguiendo con el ejemplo mencionado anteriormente, teniendo en cuenta la meta de ventas mensual y el precio de venta que hemos establecido, los ingresos proyectados son:

 200 unidades * x $10 usd = $2.000 usd mensuales.

La cifra anterior significa los ingresos proyectados del mes, sin embargo, este valor será ajustado acorde a lo realmente ocurrido.

4. Costos totales:

Es muy importante definir y proyectar los costos de producir el bien o prestar el servicio, es decir, los costos operativos, tales como: mano de obra operativa, materia prima, etc. Desde el momento cero del emprendimiento, es importante proyectar esos costos, de tal forma que, podamos ir ajustando y monitoreando a medida que tenemos mayor tiempo en el mercado. Hay que tener presente que los costos tienen impacto en la utilidad, por lo que a mayor costo la utilidad será menor, y viceversa.

Por ejemplo para la producción del aceite de coco algunos costos totales serían el la materia prima para producir el aceite de coco, el envase, la nómina del personal que está directamente en la producción, entre otros.

5. Gastos totales:

Muchas veces confundimos los gastos totales con los costos totales, incluso algunas veces no lo tenemos en cuenta al momento de hacer las proyecciones, ya que pensamos que solo debemos incluir la materia prima y la mano de obra operativa que intervienen en la producción del bien, lo cual no es cierto. Los gastos totales son otro rubro importante para nuestro emprendimiento, los cuales deben ser controlados mes a mes para que nuestro margen de utilidad no se reduzca. Una manera de controlarlos es expresarlos como porcentaje de las ventas, el cual dependerá del tipo de negocio. Tu labor como administrador es mantener tus costos dentro de ese porcentaje.

Continuando con nuestro ejemplo, para el caso del aceite de coco los gastos totales serían: los costos del arriendo del local, el costo del personal en marketing y ventas, todos los costos referentes a tus estrategias de comercialización, el costo de nómina del personal administrativo, servicios públicos, entre muchos otros.

6. Utilidad:

La utilidad es un factor determinante para el sostenimiento del negocio, esta es el resultado de la diferencia entre ingresos, costos y gastos. Usualmente en las fases iniciales de un emprendimiento no se registran utilidades, sin embargo, a medida que se van creciendo las ventas en el mercado, las utilidades se incrementan. La labor principal como administrador o gerente es aumentar la rentabilidad del negocio, lo cual se alcanza ya sea creciendo los ingresos y/u optimizando costos y gastos, manteniendo la calidad y eficiencia.

Para ejemplificar este punto, sabemos que el precio de venta del aceite de coco es $10 usd, por lo tanto, para generar utilidad, sus costos y gastos unitarios deben ser mucho menores a $10 usd.

Teniendo claro los conceptos de estas herramientas financieras, y aunque hay otras más, el siguiente paso es empezar a implementarlas. Para esa puesta en práctica sugerimos lo siguientes pasos:

• Es muy valioso si tenemos todos estos indicadores compilados en una hoja de excel. Cada uno de ellos hace parte del Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Por lo tanto, puedes construir tu hoja de cálculo con toda esta información financiera, de tal forma, que puedas controlar fácilmente la salud de tu negocio.
   
• Todo emprendimiento debe proyectar sus estados financieros. De acuerdo a los indicadores vistos anteriormente, entonces , proyectamos los ingresos, costos, gastos , utilidades mensuales para los próximos años. Para emprendimientos que hasta ahora están iniciando, que están en momentos de cambios o de altos crecimientos, estas proyecciones deben hacerse máximo a 3 años. Incluso, si aún no has entrado al mercado, lo que te recomiendo es proyectar el primer año, construyendo los supuestos de crecimiento y de captura de mercado. Esos números deben ser monitoreados y ajustados con la periodicidad que hayas definido la proyección.

Es importante resaltar que esas proyecciones te servirán para fijar las metas y ver el rendimiento que está teniendo tu negocio, y los resultados de las estrategias que definiste para hacerlo crecer, así como para redefinir las metas de la empresa. En conclusión, las finanzas en vez de ser un tema complejo, son definitivamente ese aliado estratégico para el crecimiento exponencial de tu negocio.

Esperamos que te haya gustado este blog y que hayas aprendido estos nuevos conocimientos para que los pongas en práctica. ¡Si quieres conocer más sobre tecnología, emprendimiento, e innovación te invito suscribirte a nuestro newsletter.