Escrito por: Emelia Ballestas,  Líder de Innovación Abierta de DeltaX

Los eventos virtuales no son una novedad, pero se han consolidado como la herramienta por excelencia para compartir experiencias y conocimientos en tiempos de pandemia.

La mayoría de personas extrañamos esos espacios de interacción física con nuestros familiares, amigos, compañeros o conocidos donde podíamos salir de la rutina, participar en entornos de aprendizaje, esparcimiento, ocio y conectar con nuevas personas.
El reto de los eventos virtuales, se enfoca entonces en simular esa conexión que ya no es posible de forma presencial y sorprender a los participantes para que no se vuelva en “otra videoconferencia más”.

A continuación te mostramos la guía para planear y ejecutar con éxito tu evento virtual. Este compilado de recomendaciones, lo realizamos con base en nuestra experiencia como organización durante el desarrollo de webinars, congresos, conferencias, seminarios y todo tipo de espacios en el mundo virtual:

Antes del evento

1. ¿Cómo imaginas tu evento? Escribe detalladamente lo que esperas de tu evento y cómo lo sueñas, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
   
   – Identifica qué tipo de evento funcionará para el espacio que deseas crear. Si es
   formativo podría ser un ciclo de webinars, para el lanzamiento de productos o servicios podría funcionar una feria, etc.  
   
   – ¿Qué esperás con la ejecución de este evento? Define tus objetivos para tener claro el punto de llegada a dónde te diriges con este espacio virtual.
   
   – Es importante que definas si será un evento con transmisión 100%  en vivo o si podría funcionar un pregrabado con transmisión en vivo para los asistentes. Para esta decisión puedes tener en cuenta el horario de tus invitados, las condiciones de su conexión, entre otros aspectos importantes. 
   
   – Conoce tu audiencia para definir si será un evento abierto o cerrado. Podrías solicitar preinscripción para apartar cupos y tener un límite de asistentes o contar con acceso público a todo el que desee conectarse.
   
   – ¡La interacción con los participantes es importante! Esto te permitirá mantenerlos interesados y estar atentos a participar. Puedes decidir entre mantenerlos como espectadores durante todo el espacio virtual o brindarles una participación activa por medio de comentarios y preguntas o participaciones con voz y video.
   
   *Si has definido anteriormente un pregrabado y tu opción es que tu audiencia participe, no te preocupes: puedes tener unas posibles preguntas con respuestas preparadas para usarlas durante la transmisión.
   
   – En términos tecnológicos ¿qué tan sofisticado será tu evento? Lo básico es contar con transmisión de sonido y video, sin embargo, también puedes agregar otros elementos para darle dinamismo a tu espacio como realidad virtual, desarrollo de avatares para los asistentes, entre otros. Esto permitirá a tu audiencia sentir que interactúan con el espacio virtual y que son parte de algo diferente a lo habitual.
   
   
2. Crea un libreto: Define el minuto a minuto de tu actividad estipulando quiénes serán los responsables de cada momento, quiénes realizarán las intervenciones y cuáles serán los mensajes a compartir. ¡No dejes nada al azar! 
   
   El Storytelling es tu mejor aliado: Cuenta una historia a lo largo del encuentro virtual y mantén un hilo conductor que haga sentir a tu audiencia que van haciendo un recorrido y que no pueden perderse ni un minuto de este momento, esto creará un sentido de conexión con tus asistentes. 
   
   Recurre a la narración para que la información que compartas transmita emociones: puedes compartir testimonios significativos, encuestas en vivo para hacerlos sentir parte de la actividad, entre otras opciones dependiendo de tu temática.
   
   
3. Selecciona la plataforma virtual: Si ya imaginaste tu evento ideal, recuerda que ninguna plataforma es perfecta, pero puedes escoger entre la que más se ajuste a lo que tienes en mente. Aquí te mostramos algunas que seguro te serán muy útiles:
   
   Zoom , Webex o plataformas similares a estas, te permiten gestionar inscripciones o tener eventos abiertos. También facilitan la interacción por medio de chat, uso de emojis, participación con video y audio, siendo posible deshabilitar funcionalidades conforme a lo deseado.
   
   Herramientas como YouTube o Vimeo son ideales para eventos donde deseas tener mayor alcance y un gran número de audiencia. Funciona cuando no es necesario realizar un control de inscripción o acceso para tu espacio. La interacción en vivo durante las transmisiones se ve limitada en este tipo de plataformas, las reacciones y comentarios son probablemente más escasos. 
   
   Si tu evento requiere un nivel de personalización superior, puedes apostar por plataformas customizadas para administrar el registro y acceso, tener alojada la transmisión y controlados todos los mecanismos de interacción deseados. 
   
   Las plataformas a la medida tienen un costo superior y su desarrollo puede tomar más tiempo, pero si tu evento lo amerita, seguramente valdrá la pena pagar un poco más para que todo salga perfecto.
   
   Recuerda que puedes sacar provecho de las funcionalidades que ofrecen las redes sociales como Facebook Live o Instagram Live, que te permiten conectar con tus seguidores en tiempo real. Estas soluciones son muy usadas por marcas, promociones de productos o servicios, artistas, entre otros. Facebook Live también permite retransmitir eventos de otro tipo de plataformas como Zoom.
   
   También puedes usar herramientas adicionales que te apoyen en funciones como generación de tickets para controlar el acceso exclusivo o la creación de avatares y entornos virtuales con una complejidad superior.
   
   Recuerda validar la calidad máxima de vídeo que puedes garantizar a través de la plataforma que elijas. Este puede ser un aspecto decisivo al momento de seleccionar la que más se ajuste a tu evento.
   
   
4. ¡Siempre ten un Plan B! Teniendo en cuenta que las conexiones a internet de quienes transmiten pueden fallar o incluso la misma plataforma puede presentar algún error, siempre ten a la mano personal de soporte técnico y/o apoyo para retomar la transmisión y una plataforma alterna, lista para continuar con el evento de ser necesario.
   
   
5. Realiza pruebas de conexión y transmisión con anticipación, simulando el evento real. Esto te permitirá validar el proceso de conexión, el cumplimiento de los tiempos según tu minuto a minuto, la experiencia en general del evento tanto del contenido como con la plataforma y verificar la calidad de audio y video en la transmisión. Luego de estas pruebas, puedes realizar los ajustes y correcciones pertinentes.
   
   
6. Las invitaciones al evento son la primera impresión de este y son importantes porque generan el primer contacto con el público potencial. Es común caer en el error de solo disponer un canal para inscripciones y un solo tipo de invitaciones. Lo ideal es crear invitaciones personalizadas y distintos mecanismos de distribución para cada tipo de público: ten en cuenta su edad, su familiarización con la tecnología, entre otros aspectos.
   
   Puedes recurrir a canales formales como correo electrónico, redes sociales, telemarketing, pautas digitales o en medios, comunicación vía newsletters o canales informales como Whatsapp y otros chats de mensajería instantánea.
   
   
   
   

Durante el evento

1. Inicia una transmisión en modo de prueba: Aproximadamente 2 horas antes de la cita oficial, realiza una sesión de prueba para validar todas las funcionalidades que usarás y descubrir si hay fallas que impliquen un cambio de plataforma. Comparte por los medios de comunicación definidos, cualquier actualización.
   
   
2. Cuenta con un equipo de soporte a los asistentes. Este se encargará de brindar ayuda y asistencia técnica a quienes presenten problemas o dificultades con su conexión al evento. Adicionalmente, administrarán el chat propiciando la interacción para una experiencia más dinámica.
   
   
3. Comparte las normas y protocolo de interacción al iniciar la sesión. Las indicaciones generales del uso de la plataforma y cómo identificar y contactar al equipo de soporte técnico, debe quedar claro desde el inicio.
   
   
4. ¡Cierra tu evento con un llamado a la acción! Dependiendo de tus objetivos, puedes hacer extensiva una invitación a conocer más sobre un producto o servicio, a seguir participando en nuevas experiencias o cualquier otra acción que se ajuste a tu caso en particular.
   
   
   
   

Después del evento

El fin de la transmisión no es el fin de la gestión del evento, lo que viene después también permitirá que saques los mejores resultados posibles de tu evento. Te contamos qué debes hacer al cierre de la emisión:

1. Extrae estadística de la plataforma que usaste para la ejecución del evento. Esto te arrojará información valiosa para la medición de tu espacio: cantidad de asistentes, tiempos de conexión, interacciones, etc. El tiempo de datos que obtengas dependerá de la plataforma seleccionada.
   
   
2. Realiza una encuesta posterior al evento: así conocerás la experiencia de los participantes y encontrarás oportunidades de mejora para tu próximo espacio virtual. Te recomendamos preguntar, en términos generales, por los siguientes aspectos:
   
   – Cumplimiento de expectativas
   – Calidad de los contenidos
   – Calidad de la herramienta tecnológica o plataforma utilizada
   – Calidad del audio y video
   – Duración del evento
   – Recomendaciones y observaciones generales
   
   Se recomienda enviar esta encuesta en un plazo máximo de 12 horas después del evento.
   
   
3. Comparte y socializa los resultados de la encuesta y las estadìsticas, con todo el equipo organizar y redacten juntos las lecciones aprendidas de la actividad. Este será el punto de partida para futuros eventos.
   
   
4. Si es posible, pon a disposición de los asistentes e interesados la grabación y los contenidos del evento.
   
   
5. Comparte en redes sociales momentos importantes de lo vivido durante la transmisión y genera conversaciones con los asistentes y otros interesados en la temática.
   
   
   

¿Estás listo para organizar y realizar tu evento virtual, brindando una experiencia memorable? Esperamos que te haya gustado este blog y que pongas en práctica estos nuevos conocimientos.

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